Vlákno názorů k článku Místo papírového dokladu přichází elektronická faktura ISDOC od Q - zda vůbec někdo řeší problémy s archivací. Elektronická...

zda vůbec někdo řeší problémy s archivací. Elektronická média nemají životnost papíru. Dalším problémem je formát dat. Pokud máte určitá data v programu, za 10 let programátorská firma nemusí existovat, změní se verze systému a data nepřečtete. Navíc udržovat spousty verzí starých programů je nesmysl.

Minimálně námitka ohledně formátu dat je ošetřena - XML nejspíš přečtete i za delší dobu než je 10 let. Elektronický podpis je také otevřený standard. Dalo by se říct, že to je nadčasové :) I když - takové slovo v IT...

A proč by nešlo, stačí značkovat verze a v ekonomických systémech prostě ponechat možnost čtení všech verzí. Když nebude stát blbnout tak jich zase tolik nebude.

Elektronické dokumenty, faktury atd. jsou skvělá věc!! Problém s archivací? Pokud máte vytvořený nějaký archivační systém, tak žádný není - najděte si googlem "archivace dat" a opravdu není problém s archivací dat tak, aby vydržela desítky i více let...
A taky nezapomínejte, že se bavíme o FAKTURACH a ty nejsou potřeba nikdy archivovat více než 10 let (pak už nemůže žádný úžad provádět žádnou kontrolu, záruka na zboží/službu už dávno skončila - takže faktury starší maximálně 10ti let stejně každá firma DRAZE skartuje)

--

Elektronická archivace dokumentů má taky naprosto krásnou výhodu a tou je VYHLEDÁVÁNÍ a okamžitý přístup k nim!! Pracuji ve firmě, kde se každý den vystaví stovky faktur stovkám zákazníků - když pak někdo z nich chce reklamovat např. zařízení, které si u nás koupil - tak jen napíšu jeho výrobní číslo do systému a za 10 sekund mám fakturu! Pro zákazníky to děláme zdarma... Ale kdybychom měli archivovat klasické papírové faktury, kolik by asi zákazník musel zaplatit za dohledání rok a půl staré faktury někde v archivu, když by třeba ani přesně nevěděl den, kdy si zařízení koupil??! Vzhledem k tomu, že by to "zasekalo" jednoho člověka v archivu třeba i na celý den, tak by to rozhodně byla částka několika tisíc...

Ještě doplním, že faktura v elektronické podobě nemusí obsahovat elektronický podpis.

Finanční úřad provádí kontrolu párováním s účetnictvím druhé strany.

Takže archivace je vlastně pak celkem jednoduchá.

Tak toto je obrovská nepravda.

Začnu od článku. Vyskytuje se v něm zmínka o EDI. V zákoně je uvedeno, že můžete zasílat fakturu elektronicky dvěma způsoby:

1) pomocí EDI (nemusí být elektronický podpis, protože EDI komunikace zaručuje integritu dokumentu během přenosu)
2) s využitím zaručeného elektronického podpisu (např. PDF nebo cokoliv jiného).

Takže rozhodně faktura v elektronické podobě MUSÍ obsahovat elektronický podpis, pokud nekomunikujeme přes EDI!

Druhá poznámka a to ta nejdůležitější je ohledně archivace. Je to obrovský problém! Celá problematika je dost složitá, ale v zákoně má oporu pouze systém s využitím časových razítek. Největší omyl v dnešní době je, že si uložíte elektronickou fakturu s podpisem někam do archivu - v momentě vypršení platnosti certifikátu - nejdéle za rok, ale třeba již za 5 sekund!!! se s faktury stává obyčejný cár papíru. Průkaznost původu a neměnnost dokumentu po dobu archivace je pouze na straně toho, kdo dokument archivuje. Nějaké párování faktur na druhé straně není nikdo povinnen provádět! Pokud archivovat podle zákona, tak jedině s časovým razítke. Teoreticky lze archovovat pomocí "opakovaného hashování", ale to jen v případě, kdy dokument nemá elektronický podpis - například faktury přes EDI!

Spousta společností v dnešní době archivuje faktury v el. podobě s el. podpisem bez časových razítek. trofám si tvrdit, že v momentě vzniku problému nemají šanci prokázat pravost (integritu) dokumentu.

Teda, vy ale plácáte nesmysly. Ale postupně:
1) Můžete prosím odkázat na konkrétní zákon, kde se píše o EDI? EDI je defacto předchůdce ISDOCu, který právě řešil elektronickou fakturaci mezi velkoodběrateli, atd. Bylo by opravdu zvláštní, že by se stát odkazoval na konkrétní soukromé aktivity, asi jako kdyby bylo v zákoně, že pokud máte Škoda Octavia, tak nemusíte platit silniční daň.
2) Faktura nemusí obsahovat elektronický podpis. Pokud jste měl někdy důslednou kontrolu z FÚ, ověření podezřelých faktur se kontroluje párováním s protistranou. I faktura s pravým el. podpisem může být zfalšovaná - např. vydaná neoprávněným pracovníkem a nezanesena do účetnictví vydávající strany.
3) Když se domníváte, že musíte za každou cenu vy dodržovat pravost (integritu) dokumentu, jak to děláte dosud u papírových dokumentů? Copak nevíte, že i papírová faktura (včetně razítka a podpisu) se dá zfalšovat? Proto FÚ v případě podezření či nejasností VŽDY kontroluje protistranu plnění.
Takže prosím nešiřte bludy... Děkuji.

> Největší omyl v dnešní době je, že si uložíte elektronickou fakturu s podpisem někam do archivu - v momentě >vypršení platnosti certifikátu - nejdéle za rok, ale třeba již za 5 sekund!!! se s faktury stává obyčejný cár papíru.

ale to prece neni pravda. i po vyprseni certifikatu (ktery je vlastne jen garanci identity protejsku v nejakem case) zustava integrita podepsaneho dokumentu zarucena, dokument stale obsahuje podpis, ktery lze vytvori pouze tajnym klicem podepisovatele. Podpis overite jeho verejnym klicem (ktery mimochodem CA archivuje i u vyprsenych certifikatu)

takze stale lze konstatovat zda byl dokument podepsan danym subjektem. certifikat s tim nema co delat..

Ještě k těm časovýnm razítkám. Před pár lety po nich neštěkl pes v souvislosti s "kvalifikovaným" podpisem. Podle legislativy se mluvilo jen o elektronickém podpisu a kvalifikované certifikační autority časové razítko ani neuměly resp. nenabízely a neměly ho ve svých certifikačních politikách.

Je potřeba se zamyslet, co mohu zpochybnit zpochybněním elektronického podpisu. To závisí na povaze a způsobu vzniku dokumentu. Například pokud obdržím podepsanou fakturu, zkontroluji elektronický podpis, který platí "právě teď" (tedy podpis ještě neexpiroval ani není na seznamu CRL) a v pohodě provedu platbu "právě teď". K čemu potřebuji archivovat fakturu s platným podpisem ve správně vedeném účetnictví? To skutečně vyžaduje finančák?

A poznámka - Časové razíztko má z hlediska expirace podobné vlastnosti jako elektronický podpis. Tím si tolik nepomohu, pokud nechci rozjet nikdy nekončící proces paranoidního přerazítkovávání (a opět která legislativa tento proces právě takto legalizuje).

Ona ani faktura v papírové podobě nemusí obsahovat podpis, takže nevidím důvod, aby ho musela obsahovat fa v elektronické formě. Pokud vím, je ale požadován podpis pracovníka, který ji po přijetí zaúčoval.

A Vy jste ještě neřešil situaci, kdy Váš jednorázový obchodní partner faktury vyhodil a Vy jste pak měl problém s DPH nebo s náklady v příjemch? Anebo je úmyslně zatajil, aby Vás nechal trestněprávně odstíhat?

Neřešil. Asi to bude tím, že si své dodavatele vybírám. :-)
Ale vážně, i kdyby tato hypotetická situace nastala, tak se to řeší stejně jako dosud u papírových faktur, kde může dojít k tomu, že FÚ je nespáruje s protistranou (která si je nedala do příjmu) a protistrana tvrdí, že tu fakturu, kterou se oháníte v ruce nikdy nevydala. Prokážete pravost faktury např. objednávkou, smlouvou, svědectvím, atd. A je na zvážení FÚ (příp. soudu), které straně uvěří a buď doměří příjem protistraně nebo Vám.

10 let je málo ... daňové nedoplatky lze vymáhat nejpozději do 20 let od konce roku, ve kterém se dańový nedoplatek stal splatným ... je-li daňový nedoplatek zajištěn zástavním právem na nemovitostech zápisem v příslušné evidenci, nelze do 30 let po tomto zápisu proti uplatnění zajištěného práva namítat promlčení nedoplatku

A to nemluvím o trestních stíháních - kdy je potřeba mít doklady uchované ve vlastním zájmu - budete mít obchodního partnea podvodníka (a nevíte o tom), jeho začnou vyšetřovat a už půjdou po vás, jestli ty vaše faktury byly taky falešné anebo nebyly ... kolik takových už jsem viděl ...

Po 10 letech skartuje jen sebevrah. Anebo velká firma, kde je to jak v socialismu - všichni odpovídají za všechno a nikdo za nich

Realita je trochu jiná:
1) FÚ a ČSSZ (u ČSSZ si nejsem jist, zda nepatří k bodu 2) mohou doměřit nedoplatky max. 3 roky zpátky. Dříve to bylo 3+1 let zpětně, ale to bylo nedávno zrušeno NS.
2) Zdravotní pojišťovny mohou doměřit nedoplatky 5 let zpátky.
3) Základní pravidlo archivace je 10 let, nicméně po době (bod 1 a 2) vám mohou FÚ, ČSSZ a zdr. poj. maximálně "vynadat", ale nemohou již nic doměřit. Ale jste povinen doklady předložit, pokud vás požádají.
Vyjímky archivace:
- Mzdové doklady - 30 let
- Pokud odepisujete např. nemovitost (30 let), atd. (tj. delší dobu než těch 10 let), jste povinen archivovat doklady k tomuto po celou dobu odpisu.
- atd., vyjímek je samozřejmě více.

Ještě k vaší první větě. Pokud již máte vyměřen daňový nedoplatek, tak archivace vám ničemu nepomůže. :-)

Asi jste nepochopil, že to byla citace zákona ... a nějak jste pominul tu trestně právní odpovědnost - svět je poněkud složitější, než jen citovatě některé (!!!) daňové zákony

A tušíte, to znamená pojem daňový nedoplatek? To není dlužná daň, kterou vám vyměří FU platebním příkazem ... to je každý dluh na dani, i když o něm zatím nevíte, i když ještě neproběhla kontrola

Pokud budete muset dokazovat vlastnictví věci pomocí 20 let staré faktury (byla vůbec už taková kauza u ne e-faktury?!), pak asi bude nutné napadnout platnost vašeho dokumentu. Ten je však včetně podpisu implicitně platný. Musíte nějak dokázat opak. Rozhodně nebude stačit zpochybnit časové razítko či zjistit jeho neexistenci!