Mícháte dohromady dvě věci – datovou schránku a přihlašovací údaje. Když jste členem statutárního orgánu třeba zapsaného spolku, datová schránka bude vytvořena tomu spolku. Vy jen získáte přihlašovací údaje k té schránce, stejně jako ostatní členové statutárního orgánu. Můžete pak vytvořit přístupové údaje dalším lidem, třeba „skutečným“ členům statutárního orgánu. Datovou schránku spolku ale zrušit ani deaktivovat nepůjde, protože bude zřízena ze zákona.
Datová schránka se ruší automaticky pouze v případech daných zákonem, typicky v návaznosti na zánik subjektu, kterému schránka patřila (s nějakým časovým odstupem). Datové schránky zřízené na žádost lze deaktivovat, což je z hlediska práv a povinností prakticky shodné se zrušením schránky (budete mít dál možnost číst zprávy a doručenky dříve odeslané a dodané).