Vlákno názorů k článku Třídíte si e-maily? Zbytečně... od CrayXLP - Mýlíte se.. Outlook má omezení 2 GB na...

Mýlíte se.. Outlook má omezení 2 GB na mailbox jen pro formát PST soubor Outlook 95, 97, XP a 2000. Formát "2003 a vyšší" může mít i 20 GB - což má osobně vyzkoušena řada administrátorů.

Nevím, co je špatného na tom, používat AD management. Tady je asi zřejmě zásadní rozdíl v tom, co jsem myslel a co vy se domníváte, že "běžně funguje"

je běžné, že když uživatel jede na dovolenou, tak se obrátí na IT oddělení, aby jeho poštu přesměrovali na kolegu, sám si nastaví Out of Office a pokud to uzná za vhodné a nutné, tak si nechá poštu doručovat stále do svého mailboxu a jen kopie se posílá ke kolegovi

dokážete si vůbec představit, jaké neskutečné svinstvo by napachálo nějaká možnost toho, že kdokoliv jakkoliv by si jen tak zaškrtl "já chci ted přijímat poštu tohohle uživatele, protože je na dovolené. a jelikož jsem na jeho seznamu Outlook delegates, tak na to mám právo..."

A co takhle zadat do vyhledávání jméno klienta (vynechám li používání adresáře)? Popř. KW "jmeno klienta" + "telefon". Nevyřízené maily mám jako nepřečtené, popř. označené hvězdičkou. Víc to nutí k jejich vyřízení. Pokud se to týká nějakého většího projektu, celý ho vedu někde jinde (Things) a jenom si tam poznamenám důležité věci.
Fulltext většinou funguje rychleji než vůbec najít složku ve které bych hledat. 100K mailů nepotřebuju, to je jenom archiv, abych se mohl později odvolat. Důležitých mailů je pár, zbytek vyřídím okamžitě.

stim AD a uzivatelem souhlasim :) proto uz jsme na to nereagoval.

Jen upravim exchange nema limit 2/4gb na mailbox, to je omezeni Outlooku ne exchange.(Outlook 2003 - 2gb, 2007 - 4 gb, ..)

Tohle zkratka nefunguje, fulltextem nevyheldate souvisejici maily, fulltextem nenajdete "co bylo nekdy mezi a bylo to zhruba o", pokud si nenosite v mozku index, tak fulltextem najdete leda prd, protoze muzu hledat trebas komunikaci o "mail server", pricemz 90% mailu ani jedno z tehle slov neobsahuje.

Vazne? Tohle muze user pouzit k tomu aby se podival na kolegovo maily? Hmm, kde ze to delate kde maj useri admin pristup kdykoli a kamkoli?

To sem zvedav, jak si pomuzete, kdyz limit exchange je rekneme 2/4GB/schranku, a nekteri vseumelci sou schopni mit 20GB mailu "ktere nutne potrebuji".

V práci teda rozhodně složky používám - vzhledem k objemu mailový komunikace to ani jinak nejde. U soukromý pošty nechávám všechno v inboxu.

Exchange Management Console

A jake nastroje pouzivate :D aby jste se dostal behem par minut k mailu kolegy pomoci AD na exchange to mne zajima, dekuji.

no tak my samozřejmě ono "dej mi heslo, ať se podívám" nepoužíváme - od toho jsou pochopitelně jiné nástroje v AD, když na to přijde.

To bylo pouze jako příklad, jak to ještě dnes chodí ve spoustě firem.. no a těch 350.000+ e-mailů možná někomu připadá málo, ale když si vezmete, že rok má 365 dní, tak za pět let to je cca 200 e-mailů denně (v průměru) a protože nás opravdu není dvacet, tak to je DOST.

a v tom nejsou pochopitelně žádné stupidní emaily typu reakce z diskuzních for na nový příspěvek atd.

navíc pokud nějaký odesílatel neposílá e-maily k X projektům naráz, tak lze celkem slušně zařídit automatické třídění do složek díky filtrům nastaveným podle odesílatele (popř doplnit ještě o předmět)

pokud pouzivate exchange a porad znate : dej mi heslo at se ti musim podivat do posty - tak jste asi vyhodil spoustu penez. Exchange to umi vyresit elegantneji.

k bodu 1. se nema asi cenu ani vyjadrovat - klientum snad jde archvice vypnout. Nevim kterou verzi exchange mate, ale smazane zpravy a boxy vam zalohuje podle vaseho nastaveni .

Tech 350k mailu mi na firmu neprijde jako moc, tech 13 GB uz vubec ne. Tak trochu mi vase trideni prijde jako workaround pro problemy se servrem. No hlavne ze vam to nejak jede.

O tom ".. dej mi heslo, ať se podívám do tvého mailu.." jsem si myslel ze uz to nikoho normalniho ani nenapadne.

taky.. dokonce nám to ted ukazuje na serveru 352.000+ emailů.. zkuste to NETRIDIT!! I při desetině byste se zbláznili..

naše situace je ale poněkud "odlišná", protože se jedná o centrální úložiště emailů všech lidí ve společnosti. Využíváme Public Folders Exchange serveru, kde má každý klient svou vlastní "složku" a v ní podsložky "Doručená pošta" a "Odeslaná pošta" a každý z kolegů tam "tahá" své příslušné emaily. Díky tomu se nám daří:

a) naprosto eliminovat duplicitu emailů na serveru
b) mít naprosto aktuální přehled o korespondenci (tedy.. když někdo nezapomene přetáhnout mail)
c) odpadá takové to věčné, kdy je někdo na dovče ".. dej mi heslo, ať se podívám do tvého mailu.." apod.

k bodu 1: Exch sice nějakým způsobem dokáže zálohovat pouze jednu instanci emailu, ale když si to lidé nechávají ve svých vlastních boxech a pak se jim tam ještě spustí archivace a všechno to "vypadne" do .PST souborů.. to je noční můra každého administrátora.

Takhle našich 350.000+ emailů zabírá hezky asi 13 GB a je to úžasné..

takže ROZHODNE TRIDIT! (pokud má člověk dobrý a hlavně JEDNODUCHY systém)

hele rekni mi, jak chces hledat nevyrizene maily? Kdyz teda pominu nastaveni atributu.

Navic nekdy misto trideni potrebuju spis filtrovat, a k tomu se ty slozky podle dodavatelu, projektu atd. hodi - rada mailu spolu souvisejicich nema jediny spolecny rys, ktery by se dal zadat jako filtrovaci kriterium, navic nekdy "hledam a nevim co" - ne vsechny dotazy jsou "odesilatel = XY, mail je z kvetna 2010 nebo mladsi".

Složky se mi ukázali jako kontraproduktivní, hledání trvá dlouho a mnohdy člověk řešil dilema do které složky se to hodí více....lepší jsou štítky které opravdu pomáhají, člověk nastaví pár pravidel díky kterým se to štítkuje samo a těch štítků může mít jeden mail mnoho...člověk pak hledá snadno a rychle.

já v gmailu Archive vůbec nepoužívám. Vše nechávám v inboxu, pokud to nesmažu.

Emaily mám buď přečtené nebo ne. Ty přečtené, které mám řešit, ohvězdičkuji.

Místo adresářů jsou tam labely a ty používám jen pro některé skupiny, jako "vyfakturovat", "hesla" a pod.

A přes fulltextový vyhledávač by jste to nenašel?

Ano, dělení mailů na vyřízené a nevyřízené je (pro mě) jediné rozumné dělení. V GMailu k tomu slouží tlačítko Archive, které prostě odstraní u daného mailu štítek "inbox". Plus mám štítek "low priority", který se přiřazuje automaticky pomocí filtrů (newslettery apod.). Ještě občas využiju označení mailu hvězdičkou a tím to končí. Potvrzuji slova autora - žádný pokles produktivity při zrušení složek (resp. ručního štítkování).

Naprosto stejny pripad... Priblizne 100 000 emailu...a bez trideni by to neslo... to jsem si overil kdyz jsem potreboval dohledat telefoni cislo jednoho klienta tehda jsem za trideni slozek dekoval :)

Treba slozka s neuhrazenyma fakturama... nebo nabidky dodavatelu... spam... vyzadany spam... celkem je v mem systemu 15 slozek :)

Bez slozek si to asi neumim predstavit. Mam (a musim mit) za ta leta v praci desitky tisic mailu (uz asi blizim ke 100K), kdybych je mel vsechny v inboxu, tak nevim, jak by se k tomu mailovy klient postavil. Krom toho mam v inboxu maily, ktery musim resit, pokud by mi zapadly nekam mezi vyresene (i kdyz si je oznacim) tak nechci domyslet, jak by to mohlo dopadnout.

Nejake zakladni slozkovani (z meho pohledu) by byt melo.