Vlákno názorů k článku Třídíte si e-maily? Zbytečně... od Elen - Bez slozek si to asi neumim predstavit. Mam...

Bez slozek si to asi neumim predstavit. Mam (a musim mit) za ta leta v praci desitky tisic mailu (uz asi blizim ke 100K), kdybych je mel vsechny v inboxu, tak nevim, jak by se k tomu mailovy klient postavil. Krom toho mam v inboxu maily, ktery musim resit, pokud by mi zapadly nekam mezi vyresene (i kdyz si je oznacim) tak nechci domyslet, jak by to mohlo dopadnout.

Nejake zakladni slozkovani (z meho pohledu) by byt melo.

Naprosto stejny pripad... Priblizne 100 000 emailu...a bez trideni by to neslo... to jsem si overil kdyz jsem potreboval dohledat telefoni cislo jednoho klienta tehda jsem za trideni slozek dekoval :)

Treba slozka s neuhrazenyma fakturama... nebo nabidky dodavatelu... spam... vyzadany spam... celkem je v mem systemu 15 slozek :)

A přes fulltextový vyhledávač by jste to nenašel?

hele rekni mi, jak chces hledat nevyrizene maily? Kdyz teda pominu nastaveni atributu.

Navic nekdy misto trideni potrebuju spis filtrovat, a k tomu se ty slozky podle dodavatelu, projektu atd. hodi - rada mailu spolu souvisejicich nema jediny spolecny rys, ktery by se dal zadat jako filtrovaci kriterium, navic nekdy "hledam a nevim co" - ne vsechny dotazy jsou "odesilatel = XY, mail je z kvetna 2010 nebo mladsi".

navíc pokud nějaký odesílatel neposílá e-maily k X projektům naráz, tak lze celkem slušně zařídit automatické třídění do složek díky filtrům nastaveným podle odesílatele (popř doplnit ještě o předmět)

taky.. dokonce nám to ted ukazuje na serveru 352.000+ emailů.. zkuste to NETRIDIT!! I při desetině byste se zbláznili..

naše situace je ale poněkud "odlišná", protože se jedná o centrální úložiště emailů všech lidí ve společnosti. Využíváme Public Folders Exchange serveru, kde má každý klient svou vlastní "složku" a v ní podsložky "Doručená pošta" a "Odeslaná pošta" a každý z kolegů tam "tahá" své příslušné emaily. Díky tomu se nám daří:

a) naprosto eliminovat duplicitu emailů na serveru
b) mít naprosto aktuální přehled o korespondenci (tedy.. když někdo nezapomene přetáhnout mail)
c) odpadá takové to věčné, kdy je někdo na dovče ".. dej mi heslo, ať se podívám do tvého mailu.." apod.

k bodu 1: Exch sice nějakým způsobem dokáže zálohovat pouze jednu instanci emailu, ale když si to lidé nechávají ve svých vlastních boxech a pak se jim tam ještě spustí archivace a všechno to "vypadne" do .PST souborů.. to je noční můra každého administrátora.

Takhle našich 350.000+ emailů zabírá hezky asi 13 GB a je to úžasné..

takže ROZHODNE TRIDIT! (pokud má člověk dobrý a hlavně JEDNODUCHY systém)

Tech 350k mailu mi na firmu neprijde jako moc, tech 13 GB uz vubec ne. Tak trochu mi vase trideni prijde jako workaround pro problemy se servrem. No hlavne ze vam to nejak jede.

O tom ".. dej mi heslo, ať se podívám do tvého mailu.." jsem si myslel ze uz to nikoho normalniho ani nenapadne.

pokud pouzivate exchange a porad znate : dej mi heslo at se ti musim podivat do posty - tak jste asi vyhodil spoustu penez. Exchange to umi vyresit elegantneji.

k bodu 1. se nema asi cenu ani vyjadrovat - klientum snad jde archvice vypnout. Nevim kterou verzi exchange mate, ale smazane zpravy a boxy vam zalohuje podle vaseho nastaveni .

no tak my samozřejmě ono "dej mi heslo, ať se podívám" nepoužíváme - od toho jsou pochopitelně jiné nástroje v AD, když na to přijde.

To bylo pouze jako příklad, jak to ještě dnes chodí ve spoustě firem.. no a těch 350.000+ e-mailů možná někomu připadá málo, ale když si vezmete, že rok má 365 dní, tak za pět let to je cca 200 e-mailů denně (v průměru) a protože nás opravdu není dvacet, tak to je DOST.

a v tom nejsou pochopitelně žádné stupidní emaily typu reakce z diskuzních for na nový příspěvek atd.

To sem zvedav, jak si pomuzete, kdyz limit exchange je rekneme 2/4GB/schranku, a nekteri vseumelci sou schopni mit 20GB mailu "ktere nutne potrebuji".

A co takhle zadat do vyhledávání jméno klienta (vynechám li používání adresáře)? Popř. KW "jmeno klienta" + "telefon". Nevyřízené maily mám jako nepřečtené, popř. označené hvězdičkou. Víc to nutí k jejich vyřízení. Pokud se to týká nějakého většího projektu, celý ho vedu někde jinde (Things) a jenom si tam poznamenám důležité věci.
Fulltext většinou funguje rychleji než vůbec najít složku ve které bych hledat. 100K mailů nepotřebuju, to je jenom archiv, abych se mohl později odvolat. Důležitých mailů je pár, zbytek vyřídím okamžitě.

Ano, dělení mailů na vyřízené a nevyřízené je (pro mě) jediné rozumné dělení. V GMailu k tomu slouží tlačítko Archive, které prostě odstraní u daného mailu štítek "inbox". Plus mám štítek "low priority", který se přiřazuje automaticky pomocí filtrů (newslettery apod.). Ještě občas využiju označení mailu hvězdičkou a tím to končí. Potvrzuji slova autora - žádný pokles produktivity při zrušení složek (resp. ručního štítkování).

já v gmailu Archive vůbec nepoužívám. Vše nechávám v inboxu, pokud to nesmažu.

Emaily mám buď přečtené nebo ne. Ty přečtené, které mám řešit, ohvězdičkuji.

Místo adresářů jsou tam labely a ty používám jen pro některé skupiny, jako "vyfakturovat", "hesla" a pod.

Složky se mi ukázali jako kontraproduktivní, hledání trvá dlouho a mnohdy člověk řešil dilema do které složky se to hodí více....lepší jsou štítky které opravdu pomáhají, člověk nastaví pár pravidel díky kterým se to štítkuje samo a těch štítků může mít jeden mail mnoho...člověk pak hledá snadno a rychle.

V práci teda rozhodně složky používám - vzhledem k objemu mailový komunikace to ani jinak nejde. U soukromý pošty nechávám všechno v inboxu.

Tohle zkratka nefunguje, fulltextem nevyheldate souvisejici maily, fulltextem nenajdete "co bylo nekdy mezi a bylo to zhruba o", pokud si nenosite v mozku index, tak fulltextem najdete leda prd, protoze muzu hledat trebas komunikaci o "mail server", pricemz 90% mailu ani jedno z tehle slov neobsahuje.