Vlákno názorů k článku Zprávy z Depa (3): Automaticky zřizovaným datovým schránkám se nevyhnou ani podnikatelé od xls - Všechno špatně. Stát se snaží bojovat proti vlastnímu...

Všechno špatně. Stát se snaží bojovat proti vlastnímu obyvatelstvu jakýmikoli způsoby, přitom mu není žádná podpásovka cizí. On každý nemá doma optiku a vybavení, v záloze tlupu právníků a poradců. Přitom kdyby na to netlačili, umožnili i při datové schránce něco podávat papírově, každému poskytli bezplatnė úložiště na pár MB, tak by si to lidi klidně zřídili sami.

Pro spoustu lidí to ale požehnánm naopak není. Stále nechápu důvod, proč to násilím celoplošně vnucovat.

je dost těžké/drahé ty elektronické papíry archivovat. Každé časové razítko mě stojí jednotky Kč a to se musí dělat opakovaně. Ani bezpečné ukládání elektronických dokumentů není snadné a jednoduché.

To je celkem hloupá rada. Papírový dokument nemusím razítkovat já, ale ten, kdo mi ho pošle. Nejde o to, že to neumíme, jde o to, že je to zbytečný a k tomu placený úkon navíc, když se u elektronického úložiště chci aspoň přiblížit spolehlivosti klasické papírové dokumentace. A zálohovat papírový dokument mi stačí jednou, protože šance, že mi shoří šuple je řádově mnohokrát menší, než šance, že půjde do háje nějaký disk nebo veřejné úložište.

jde o právní platnost, u elektronického dokument s expirovaným podpisem není možné říct, jestli je pravý či nikoliv, k tomu slouží časová razítka (kvalifikovaná časová razítka v našem pojetí), ty ale mají maximální platnost 5 let, před uplynutím platnosti je nutné razítko zřetězit. U papírových to je jednoduší, mají neomezenou časovou platnost.

Pokud potřebuji zachovat ověřitelnost elektronických dokumentů, mohu je buď draze nechat "zpapírovět" nebo právě řešit voloviny s časovým razítkem a platit za něj. Dělám to proto, že stát v řadě případů vynucuje udržování dokumentace X let zpětně, společnosti pro které pracuji tohle berou vážně a chtějí to zajistit.

Vypálit na DVD je super, když časová stálost substrátu se pohybuje v jednotkách let, díky za doporučení. To stejné platí u flashky. On není problém to někam uložit, ale mít to uložené tak, abych měl evidenci, kde to je, mohl kontrolovat integritu a konzistenci takových dokumentů, mohl řešit jejich životní cyklus (tj. smazání, když nejsou potřeba). V praktickém nasazení pak potřebuji mít dokumenty, také na vyžádání dostupné (tj. musím být schopný je podle něčeho dohledat), potřebuji evidovat přístup k takovým dokumentům (GDPR a jiné zákony, které řeší práci s jednotlivými typy dokumentů). Ukládání v cloudu opět není tak snadné právě kvůli kontrole přístupů, pokuty, které za to hrozí jsou v % obratu. U papírových archivů na to máme systémy a způsoby práce s archivy, u digitálních tohle zatím vzniká a není to levné.

O dlouhodobé životnosti cloudů se neví nic.

Omlouvám se za omyl, měl jsem vás za člena redakce, nevím ani proč.

Stopy které umožňují ověřit pravost mizí z papíru i z e-dokumentace, jen se asi neshodneme, odkud mizí rychleji. Například můj rodný list v papírové podobě, uložený doma v šupleti je stále čitelný a použitelný. Takže omezení daná trvanlivostí papíru a barvy jsou sice reálná, ale v praxi neobtěžují, naštěstí ta účtenka z termotiskárny je extrémní příklad.
E-dokument je k použití tak dlouho, než ho a) automaticky smaže datová schránka, b) vyprší platnost elektronického podpisu, časového razítka či datového certifikátu, c) někdo vypne nebo zničí nosič dat. Problém a) a c) se dá s trochou úsilí nebo peněz sice řešit, ale proč bych se s tím dělal, když místo toho mohu mít trvanlivější papírový dokument.
Problém b) je horší - životnost zmíněných věcí je o něco větší než u barvy z termotiskárny, ale o dost menší, než u kvalitního běžného tisku, řádově pokud vím, pár let. Takže to vypadá, že abych si zajistil platnost e-dokumentů musím být právník a informatik, abych rozuměl přílušným pojmům a musím ty pošahané dokumenty pravidelně nějak oživovat. Anebo se smířit s trvalou nejistotou, zda dokument který sulcuju na třech různých úložištích je vůbec ještě platný.

umožnili i při datové schránce něco podávat papírově
To možné je. Byla jediná výjimka – daňové přiznání byla povinnost podávat elektronicky, když máte DS, a to už je zrušeno. (A i v době, kdy to platilo, se určitě alespoň nějakou dobu papírové podání nesankcionovalo.)

tak by si to lidi klidně zřídili sami
Nebo by se nemusely vymýšlet drahé hlouposti a mohl by se používat normální e-mail.

ano, jedná se třeba o technologii MDISC, je tam ale omezen počet zápisů. Nikdy jsem to ale nasazené neviděl. Pořád používáme ale pásky na vyloženě off-site zálohy, cena není vysoká a umí se s tím pracovat. Výhoda je schopnost vyřešit smazání dat, jak ukládá nová legislativa.

Audit přístupů na dokumenty není možné ve všech cloudových uložištích zajistit, naopak si za takové služby nechávají platit navíc. To platí i o samonosných uložištích jako DVD, flashdisk, externí harddisk. Potřebuji pak oddělení/systém, který ho načte a bezpečně předá pouze dokumenty, na které je požadavek a tohle zaeviduje.

Digitalizovali jsme archivy dokumentů v několika společnostech (všechny nad 1000 zaměstnanců). Není to zatím levnější než archivy pro papírové dokumenty, velkou položku tvoří i poměrně vysoké platy v IT oboru. Přistupuji k tomu často tak, že není rozdíl mezi živým a archivním dokumentem, vše běží ze stejných systémů, zjednodušuje to pak správu takových uložišť.

Skutečně je vaše nadšení pro e-governement až tak velké, že vám stojí zato, kvůli jeho propagaci lhát? Vámi poskytované informace neberu už dlouho jako spolehlivé, toto mi to jen potvrzuje. Jak podle vás "rychle zastarávají" papírové dokumenty? A jak "drahé" podle vás je skladování papírových dokumentů?
Nečekám, že byste tenhle můj názor zveřejnil, ale možná se nad tím sám trochu zamyslee, než ho smažete.

Orazítkovaný papír uložený v šupleti mi garantuje provedení nějakého zapsaného úkonu dokud nevybledne barva, typicky řádově 10 a více let.
E-dokument bez platného podpisu mi garantuje ... velký kulový. Anebo ne?

Bezplatně a dobrovolně... to jsou slova, která se neslučují s odpovědností lidí. Proto se to bude muset zařídit "samo".
Ke všemu nejenom pro stát stát ale taky pro spoustu subjektů (včetně středních a větších firem) je odklon od papírů doslova požehnáním. Času a materiálu se ušetří docela dost.

Pletete si úřední razítko a časové razítko. Když orgán veřejné moci vytváří dokument v papírové podobě, opatří ho úředník vlastnoručním podpisem a úředním razítkem. Když vytváří dokument v elektronické podobě, opatří ho úředník kvalifikovaným podpisem a časovým razítkem. Pokud se pak chcete opravdu dobře pojistit, můžete si nechat ten papírový dokument každých pár let ověřit. A stejně tak můžete k elektronickému dokumentu přidávat časová razítka. Ale v obou dvou případech platí – proč byste to dělal?

Šance, že přijdete o data v cloudu, je o mnoho řádů menší, než že přijdete o papírový dokument v šuplíku. A pokud se bojíte mít to uložené v jednom cloudu, můžete ten dokument s prakticky nulovými náklady uložit ve dvou nebo ve třech cloudech, na disku na počítači, na flashce, můžete ho vypálit na DVD a to uložit do toho nezničitelného šuplíku vedle papírů.

U podpisů platí, že jsou považovány za pravé, pokud to někdo nezpochybní. Nezáleží na tom, zda jde o podpis vlastnoruční nebo elektronický. Časové razítko je jen způsob, jak v budoucnosti usnadnit prokazování platnosti podpisu, pokud by ho někdo rozporoval. Ale neřešíte to u papírových dokumentů, které zastarávají mnohem rychleji, tak proč byste to řešil u elektronických dokumentů?

Vypálit na DVD je super, když časová stálost substrátu se pohybuje v jednotkách let, díky za doporučení.
Existují i archivní DVD, která mají životnost přes sto let.

On není problém to někam uložit, ale mít to uložené tak, abych měl evidenci, kde to je, mohl kontrolovat integritu a konzistenci takových dokumentů, mohl řešit jejich životní cyklus (tj. smazání, když nejsou potřeba).
Tohle je ekvivalent papíru v šuplíku?

V praktickém nasazení pak potřebuji mít dokumenty, také na vyžádání dostupné (tj. musím být schopný je podle něčeho dohledat), potřebuji evidovat přístup k takovým dokumentům (GDPR a jiné zákony, které řeší práci s jednotlivými typy dokumentů).
Já si myslím, že nejlepší je mít ty dokumenty uložené na harddiscích (vlastních i v cloudu), ale někdo se tu tvářil, že mu to nevyhovuje.

Ukládání v cloudu opět není tak snadné právě kvůli kontrole přístupů, pokuty, které za to hrozí jsou v % obratu.
Přístupová práva už byla vynalezena. Navíc to úplně stejně musíte řešit i pro živé dokumenty, takže firmy, které nejedou jen na papíře, to vyřešit umí.

U papírových archivů na to máme systémy a způsoby práce s archivy, u digitálních tohle zatím vzniká a není to levné.
Je to mnohem levnější, než stejným způsobem skladovat papíry.

měl jsem vás za člena redakce, nevím ani proč.

No, já bych možná věděl... :-)

Tak to můžete s elektronickými dokumenty řešit stejně, jako s papírovými – nerazítkovat je. Nebo si můžete, když na razítkování trváte, na začátku za dvojnásobnou cenu koupit archivní časové razítko a pak už za vás přerazítkování řeší časová autorita. Elektronický dokument můžete snadno kopírovat, takže ho můžete mít uložený na dvou oddělených místech (klidně na více). Takové bezpečnosti u papírového dokumentu nedosáhnete.

:-)

Pořád vám nic nebrání mít elektronický originál uložený třeba na deseti místech.

Já nelžu, pouze uvádím fakta. Papírové dokumenty zastarávají tak, že degraduje podkladový materiál (papír), degraduje pigment, který je na papíru nanesen. A mizí stopy, které umožňují ověřit pravost. Zkuste si někdy nechat účtenku na termopapíru pár měsíců a pak se podívejte, co na ní přečtete. Účtenka na termopapíru je také papírový dokument. Kancelářský papír je na tom lépe, ale chemické bělení jeho životnost taky zrovna nevylepšuje.

Píšete tady o naprosto nezbytných dokumentech, které budete potřebovat za desítky let. Takové dokumenty určitě nebudete skladovat doma v šupleti, ale budete je skladovat v bankovním trezoru, nebo si necháte udělat několik ověřených kopií a ty budete mít na různých místech.

Netuším, jak bych měl váš názor zveřejňovat nebo ho mazat.

E-dokument je čitelný a použitelný tak dlouho, dokud máte alespoň jednu jeho kopii a dokut máte software, který ho umí zobrazit. Kopii elektronických dokumentů můžete udělat prakticky zadarmo. Dokumenty ve formátu PDF jistě nebude problém přečíst za několik desítek let. Formát PDF/A je speciálně určen pro archivní dokumenty, takže je záměrně navržen tak, aby ho bylo možné spolehlivě přečíst třeba za padesát nebo sto let.

Časové razítko slouží jenom k tomu, aby se usnadnilo prokazování platnosti podpisu. Je to něco jako když si necháte udělat úředně ověřenou kopii papírového dokumentu. Když si nenecháváte udělat úředně ověřené kopie dokumentů, abyste měl snazší dokazování jejich pravosti, neřešte ani časová razítka.

Stále porovnáváte vysoce zabezpečený elektronický dokument s prakticky nezabezpečeným papírem a divíte se, že ten vysoce zabezpečený elektronický dokument je nákladný na údržbu. Tak se na to vysoké zabezpečení vykašlete, když ho nemáte ani u papíru, a máte vystaráno.

Ne. Stále platí to, co už jsem napsal několikrát. Podpis je považován za pravý, dokud jeho pravost někdo nezpochybní. No a pokud někdo zpochybní pravost elektronického podpisu a bude tvrdit, že ho mohl vytvořit i někdo jiný bez znalosti privátního klíče, tak si rád nechám to vytvoření dokumentu s falešným podpisem předvést.