I přes nezadržitelně postupující digitalizaci se podle zjištění společnosti Software602 české firmy stále v převážné míře spoléhají na papírové dokumenty. To má ovšem celou řadu nevýhod, ať už při jejich zpracování nebo následné archivaci. Firmy jsou totiž dle Zákona o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.) a doplňující vyhlášky č. 289/2005 Sb. povinné uchovávat některé dokumenty až po dobu 45 let. Už to samo o sobě přináší první problém – zajištění dostatečného prostoru (včetně jeho zabezpečení a průběžné správy) pro obrovské množství papírových dokumentů, kterých během života firmy neustále přibývá.
Další problémy archivování papírových dokumentů jsou čistě praktické – v archivu je nutné často vyhledávat, po uplynutí skartační lhůty je třeba dokumenty skartovat a co je velmi důležité – po celou dobu archivování je nutné zajistit validitu dokumentů. Do celkových nákladů na správu dokumentů je navíc nutné přičíst i náklady na tisk dokumentů, které firma přijme v digitální podobě, ale archivuje na papíře. „Nutnost fyzického skladování velkého množství papírových dokumentů a celkové náklady na zřízení a správu archivu patří k nejčastějším důvodům, proč se podniky rozhodnou přejít na plně digitální způsob archivování. Do hry navíc vstupuje i hledisko bezpečnosti, protože u stále většího množství dokumentů je nutné kontrolovat, kdo k nim má přístup a jakým způsobem s nimi nakládá,“ říká Martin Plevka, ředitel divize eCommerce & Public ve společnosti Software602.
Desítky let v archivu
Zákonem vyžadovaná délka archivace dokumentů se liší podle jejich typu. Zatímco například dodací listy je nutné archivovat po dobu 5 let, u faktur a všech ostatních dokumentů pro daňové účely vyžaduje zákon 10 let. Nejdéle se musí uchovávat dokumenty vznikající v rámci oddělení HR – konkrétně mzdové listy
a účetní záznamy, které jsou potřebné pro účely důchodového pojištění. Tyto dokumenty se uchovávají 45 let, pouze u zaměstnanců pobírajících starobní důchod se tato lhůta zkracuje na 10 let. Po dobu 3 let musí zaměstnavatelé archivovat evidenční listy zaměstnanců a 5 let se uchovávají účetní dokumenty – tedy kromě účetních závěrek, výročních zpráv a daňových dokladů rozhodných pro stanovení daně z přidané hodnoty. Pro takové dokumenty platí výše zmíněná 10letá skartační lhůta.
„I ze stručného výčtu základních kategorií dokumentů je zřejmé, jak je archivace papírových dokumentů náročná. Například ve vztahu k zaměstnancům jde o velké množství dokladů od pracovních smluv a smluv o poskytování služeb, přes licenční autorské smlouvy a dohody mlčenlivosti, až po výpovědi. Ruční třídění dokumentů k archivaci i kvůli odlišným lhůtám pro různé typy dokumentů vyžaduje mnoho času, stejně jako vyřazování dokumentů po uplynutí skartační lhůty,“ vysvětluje Martin Plevka.
Firmy si samozřejmě náročnost vedení fyzického archivu dokumentů uvědomují
a často používají různé elektronické nástroje, které mají správu archivu usnadnit. Skutečností však je, že takové nástroje nelze jakkoli inovovat nebo je napojit na další podnikové systémy, aby byly například automaticky archivovány nové dokumenty vznikající v účetním oddělení. Rozhodně vám nepomohou při procházení dokumentů pomocí fulltextového vyhledávání v obsahu dokumentu, ani v potvrzení jednoznačného původu či autora dokumentu. Právě v tomto směru přinese přechod na digitální archiv řadu benefitů.
Všechny dokumenty na svém místě
Naprostou většinu problémů spojených se zákonem vyžadovanou archivací dokumentů vyřeší přechod na digitální archiv. Kromě toho, že takový archiv nevyžaduje žádný fyzický prostor, zbaví firmu i obrovského množství ruční práce
a ušetří cenný čas zaměstnanců. Dokumenty v digitální podobě se opatří popisem (metadaty), na jehož základě se pak bude zcela automaticky řídit jejich archivace – včetně upozornění na uplynutí skartační lhůty a následné skartace dokumentů. „Kromě úspory času při rutinním zpracování dokumentů k archivaci přinese digitální archiv také možnost okamžitě vyhledávat požadované dokumenty, stejně jako v případě cloudové služby přístup k dokumentům odkudkoli prostřednictvím internetu a také nejvyšší úroveň zabezpečení digitálních dat,“ vyjmenovává výhody digitální archivace Martin Plevka.
Pro právní jistotu a udržení důkazního břemene musí být digitální dokument opatřen kvalifikovaným podpisem a časovým razítkem, které má technickou platnost 5 let. Pak je nutné aktivně se o dokument a jeho podpisy starat, což dokáže automaticky zajistit právě digitální archiv s aktivní péčí. Zaručí rovněž, že způsob uchovávání dokumentů bude vždy odpovídat aktuálně platné legislativě.
„Právě takovými funkcemi, které označujeme jako aktivní péči, se digitální archiv odlišuje od prostého ukládání dokumentů na podnikový server nebo do běžných cloudových úložišť. Tato řešení představují plnohodnotnou variantu, nicméně archiv s aktivní péčí firmám poskytne vyšší právní jistotu,“ upřesňuje Martin Plevka.
V rámci digitálního archivu jsou přesně stanovena přístupová oprávnění
a současně je automaticky zaprotokolován každý přístup ke konkrétnímu dokumentu. Dále je možné dokumenty schvalovat, podepisovat nebo okamžitě doručit příslušným příjemcům – kompletně na dálku a v digitální podobě. Procesy, které dříve trvaly dny nebo dokonce týdny (typicky v případě archivů umístěných mimo sídlo firmy), se digitalizací zkrátí na hodiny či minuty. „S digitálním archivem je také výrazně jednodušší splnit regulační povinnosti spojené s ochranou osobních dat a dalších údajů, vyžadované dle GDPR nebo nově také připravovaným Zákonem o kybernetické bezpečnosti, respektive regulace NIS2,“ vysvětluje Martin Plevka.
Postupný přechod, nebo „velký třesk“?
Stejně jako existuje mnoho systémů na vedení digitálního archivu dokumentů, liší se i přístupy, jak se do digitalizace pustit – především podle toho, s jakými typy dokumentů firma nejčastěji pracuje a jak rozsáhlý archiv papírových dokumentů v současnosti spravuje. „Nejefektivnějším řešením je zavést digitální archivaci a současně digitalizovat všechny stávající papírové dokumenty. Firma pak bude mít vše na jenom místě – s nejsnadnější možností vyhledávání
a zpracování dokumentů,“ doporučuje Martin Plevka.
V případě velkých firem s rozsáhlými archivy by kompletní digitalizace papírových dokumentů mohla představovat značné náklady a trvala by velmi dlouhou dobu. Proto je jednou z možností také postupná digitalizace, kdy se do digitálního archivu přenesou jen novější papírové dokumenty, zatímco ty starší se ve fyzické podobě archivují až do jejich skartace. Postupně se tak snižuje závislost firmy na fyzických archívech a roste poměr dokumentů v digitální podobě – se všemi výhodami, které k tomu patří.
„Ideálním řešením je zasadit digitální archiv do kompletního řešení digitalizace firemních procesů. Takovou možnost nabízí online aplikace Sofa, která umožňuje vytvářet dokumenty na základě formulářů, digitálně je podpisovat, odesílat datovou schránkou a také je správně archivovat,“ uzavírá Martin Plevka.
