Od začátku letošního října platí novela zákoníku práce, která umožňuje uzavírat pracovní smlouvy a dohody elektronicky, stejně jako digitalizovat veškerou další komunikaci a dokumenty mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci. Tato revoluční změna dává zaměstnavateli na výběr, jakým způsobem bude se zaměstnanci komunikovat – buď plně elektronicky, nebo se může rozhodnout ponechat vybrané dokumenty v listinné podobě a vše ostatní převést do podoby elektronické.
Pokud se zaměstnavatel rozhodne pro elektronickou komunikaci a elektronické doručování dokumentů, je povinen o této skutečnosti zaměstnance informovat a musí získat jeho písemný souhlas. Zákon přitom vyžaduje samostatné písemné prohlášení o souhlasu s elektronickým doručováním, včetně poučení o právech a povinnostech. Souhlas tedy nelze plošně zahrnout například do pracovní smlouvy a zaměstnanec má navíc právo tento souhlas kdykoli odvolat.
Výhody na obou stranách
Díky možnosti uzavírat pracovní smlouvy i dohody elektronickou formou a digitalizovat platové výměry, dohody o odpovědnosti i všechny další dokumenty, ušetří firmy i zaměstnanci velkou spoustu času. Například už nebude nutné čekat na fyzickou přítomnost kompetentní osoby s oprávněním podepisovat dokumenty a ani zaměstnanci pracující z domu už nebudou muset kvůli podpisům cestovat do kanceláře. Značné úspory času a nákladů mohou dosáhnout především firmy, které mají v České republice více poboček nebo mají své matky v zahraničí. Navíc může mít zaměstnanec k dispozici své pracovní smlouvy a další dokumenty, kdykoliv je bude potřebovat.
Možnost kompletního převedení pracovněprávních dokumentů do elektronické podoby navíc umožňuje digitalizovat celý životní cyklus těchto dokladů – od jejich vytvoření, přes podepsání správným typem elektronického podpisu na obou stranách a vzájemné elektronické doručování, až po archivaci a skartaci po uplynutí archivační lhůty.
Stačí mobil, počítač a elektronické podpisy
Aby mohl zaměstnavatel se zaměstnanci komunikovat plně elektronickou cestou, stačí splnit základní předpoklady. Zaměstnanec potřebuje chytrý telefon a v ideálním případě také počítač. Na straně zaměstnavatele je nutné mít platformu, jako je například Sofa od Software602, která umožňuje proces elektronického podepisování dokumentů včetně správy kvalifikovaných i zaručených certifikátů pro podpis.
Zatímco zaměstnavatel potřebuje elektronický uznávaný podpis, zaměstnanec používá zaručený podpis. Obě strany mohou pro elektronické doručování používat vlastní datovou schránku, a pokud ji zaměstnanec nemá, potřebuje vlastní soukromou e-mailovou schránku (tedy takovou, ke které nemá zaměstnavatel přístup) a optimálně také internetové bankovnictví včetně bankovní identity pro rychlé ověřování. Pro zaměstnavatele je také nezbytný profesionální digitální archiv, kde budou dokumenty bezpečně uloženy a po uplynutí archivační lhůty skartovány. Vybírat je možné z cloudových i lokálních řešení – podle konkrétních požadavků a výše plánované investice.
Za účelem digitalizace procesů v personalistice vyvinula česká společnost Software602 portál HR Point, na kterém jsou zaměstnancům i zaměstnavatelům dostupné všechny potřebné informace a dokumenty a který je propojený s cloudovým digitálním archivem. Portál HR Point staví na propojení cloudové aplikace Sofa s aplikací Teams ze sady Microsoft 365 a podporuje všechny agendy související s HR.
HR Point pomáhá týmům personálního oddělení zefektivnit jednotlivé procesy – od náboru až po offboarding zaměstnanců. Software602 může řešení HR Point přizpůsobit konkrétnímu zaměstnavateli na míru a také jej postupně implementovat ve více fázích podle priorit. Největší zájem je aktuálně o digitalizaci procesu onboardingu, kterým personalisté tráví nejvíce času. Přehledné uložení nezbytných dokumentů na jednom místě usnadní první dny v novém zaměstnání také samotným zaměstnancům, kteří se ihned po nástupu musí seznámit s velkým množstvím informací. Díky pokročilým funkcím HR pointu mohou mít navíc všechny pověřené osoby okamžitý přehled, zda se s dokumenty nový kolega již seznámil, případně co je třeba ještě doplnit.
Přínosy digitalizace procesů a komunikace v HR budou pro každou společnost individuální. Obecně mohou společnosti díky elektronickým procesům a následnému efektivnímu reportingu snížit čas strávený administrativou u každého zaměstnance, bez ohledu na jeho pracovní pozici. A v důsledku pak ušetřit značnou část nákladů.
ČLÁNKY DO MAILU